1. テレワークとは

2. テレワークの意義と効果

3. テレワークを導入するメリット・デメリット

4. テレワークに必要なツール

5. テレワークの注意点

6. テレワークの現状

7. テレワーク・ハイブリッドワークの導入事例

8. テレワークを活用しよう！

総務省では、テレワークを次のように定義しています。

テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。

引用：【総務省】テレワークの意義・効果

一般的には、普段出社するオフィス以外の場所で仕事をすることを「テレワーク」と呼びます。世界中で広く導入されているテレワークですが、発祥は1970年代のアメリカ・ロサンゼルスだったといわれています。1980年以降、パソコンの普及と共に徐々に導入する企業が増え、日本でも2020年の新型コロナウイルス感染症をきっかけに急速に拡大しました。

政府や自治体では、「テレワーク」という名称で統一されていますが、実際にはさまざまな形態があります。まずは、テレワークの種類を詳しく紹介します。

テレワークとリモートワークの違いは

テレワークとリモートワークは、ほぼ同義で使われていますが、正確には言葉が生まれた時期やニュアンスがわずかに異なります。先ほど紹介したとおり、テレワークは1970年代にアメリカで生まれた言葉です、対するリモートワークは、近年浸透してきた比較的新しい呼び方です。日本では明確に区別されることは稀ですが、英語圏では次のようなニュアンスの違いがあります。

リモートワークの名称もすでに日本社会で定着しており、民間企業やフリーランス界隈で広く用いられています。

在宅勤務とは

自宅を就業場所とする働き方を「在宅勤務」といいます。基本的には、企業に雇用されている従業員が自宅で働くケースのみを在宅勤務と呼びます。会社に属さないフリーランスが自宅を仕事場にしている場合は在宅ワークといいますが、混同されることが多いのが現状です。

在宅勤務を導入することで、育児や介護を理由に通勤が困難な人でも仕事を続けやすくなります。オフィスの省スペース化や交通費の削減などの効果も期待できますが、セキュリティリスクは高まります。オフィスと同じような環境で働けるよう、新しくツールを選定するだけでなく、セキュリティを強化するための取り組みが必須です。

モバイルワークとは

特定の場所や施設に依存しない働き方を「モバイルワーク」といいます。自宅近くのカフェや出張先のホテル、移動中の交通機関内での仕事もモバイルワークに含まれます。モバイルワークは、外出や出張が多い営業職や管理職に向いている勤務形態です。

どのような場所からでもインターネット環境さえあれば仕事ができるモバイルワークは、時間を有効活用でき、業務の効率化も期待できます。デメリットとしては、仕事とプライベートの線引きが難しくなる点が挙げられます。カフェやホテルを就業場所とした場合、休憩時間と勤務時間が区別しづらく、勤怠管理も複雑になります。

フルリモートワークとは

基本的にオフィスへの出社はなく、自宅やカフェ、コワーキングスペースで仕事をする働き方を「フルリモートワーク」といいます。フルリモートワークでは、オフィスの近くに住む必要がないので、地方移住や海外を旅しながら仕事をするなどの柔軟な働き方が実現できます。プログラマー・Webデザイナー・ライターなどの職種は、フルリモートワークに向いています。

企業にとっても、オフィスの賃料や光熱費を削減できるのは大きなメリットです。一方で、コミュニケーション不足による生産性の低下や、従業員のストレス増大といったリスクも想定しなければなりません。フルリモートワークでも気軽に相談できる仕組みを構築することで、従業員の孤独感を減らし、円滑な業務の進行が目指せます。

サテライトオフィスとは

本社・本拠地から離れた場所に設置された小規模な勤務スペースを「サテライトオフィス」といいます。広義では、コワーキングスペースなどの外部施設もサテライトオフィスに分類されます。本社が東京にある企業の場合は、横浜・千葉・埼玉などの拠点にサテライトオフィスを構えることで、通勤時間が短くなり従業員の心身の負担も軽減します。

拠点を分散させることで、災害時に事業が継続しやすくなる点もサテライトオフィスのメリットです。最近では、地方創生の取り組みの1つとして「地方型サテライトオフィス」にも注目が集まっています。総務省が運用する「おためしサテライトオフィス」では、登録された地方公共団体内において実際の執務を体験できます。

参考：【総務省】おためしサテライトオフィス

テレワークの導入は、従業員の働き方に影響を与えるだけでなく、社会的にも大きな意義があります。テレワークが浸透することで、次のような効果が期待されています。

　・少子高齢化対策の推進

　・ワーク・ライフ・バランスの実現

　・地域活性化の推進

　・環境負荷軽減

　・有能・多様な人材の確保生産性の向上

　・営業効率の向上・顧客満足度の向上

　・コスト削減

　・非常災害時の事業継続

テレワークにより柔軟な働き方が実現できれば、育児・介護を理由に退職する従業員が減少し、労働力の確保につながります。また、人の移動が少なくなることは、地球温暖化対策としても有効です。企業のリスクマネジメントとして欠かせないBCP（事業継続計画）の観点からも、リソースを分散できるテレワークは役立ちます。

テレワークの導入は企業・従業員双方にメリットがあります。一方で、従来のオフィスでは当たり前にできていたことが、テレワーク環境下でうまく機能しなくなることもあります。実際にテレワークを取り入れた企業では、新たに生じた問題への対処に苦労しているケースも少なくありません。

スムーズな導入のためには、テレワークのメリット・デメリットを理解して、事前に対策を行うことが重要です。

企業側のメリット

企業側のメリットは、下記の5つです。

　・デジタル化の推進

　・生産性の向上

　・コスト削減

　・多様な人材の確保

　・ブランドイメージアップ

テレワーク環境を整備するには、業務のデジタル化が不可欠です。社内文書を電子化し、データでやりとりできるようになれば、生産性の向上が期待できます。テレワークにより人やモノの移動が減ることで、交通費や運搬費などのコスト削減にもつながります。

多様な人材が確保できるのもテレワークのメリットです。在宅勤務であれば、育児・介護との両立もしやすく、従業員の離職率低下も実現できます。柔軟な働き方が選べる企業は、社会からの評価も高くなり、ブランドイメージも向上します。

従業員側のメリット

従業員側のメリットは、下記の5つです。

　・通勤の負担軽減

　・業務効率アップ

　・残業時間の減少

　・QOL（Quality of Life）の向上

　・育児や介護との両立

首都圏を中心に通勤時の混雑は大きな社会問題となっています。オフィス出社がなくなることで、従業員は肉体的・精神的な疲労が緩和され、社会的にも混雑の解消が期待できます。来客・電話対応などで作業が中断されることが少ないため、本来の業務に集中しやすいところもテレワークのメリットです。

テレワークにより業務効率が向上することで、労働時間も最適化されます。通勤時間や残業時間が減ると、プライベートに余裕が生まれてQOLの向上が見込めます。QOLとは、精神的な豊かさや暮らしの満足度を表す指標の1つです。QOLが高い人ほど充実した日々を過ごせていることになります。

企業側のデメリット

企業側のデメリットは、下記の3つです。

　・勤怠管理の複雑化

　・評価制度の見直し

　・セキュリティリスク

働いている姿が直接見えないテレワークは、勤怠管理が難しくなる傾向です。入退室管理システムがテレワークに対応していない企業では、勤怠管理を自己申告に基づいて行っているケースが少なくありません。「始業時刻・終業時刻を上長にメールで報告する」「共有フォルダ内のエクセルシートに記入する」といった運用を続けることは、従業員の長時間労働の見落としや、サボりの助長につながる可能性があります。

テレワークを導入することで、働き方も大きく変わるため、評価制度の見直しも必要です。受注数・売上金額などの定量的な成果だけでなく、コミュニケーションやチームワークといった定性的な評価をどのように行うかが課題となります。また、セキュリティリスクが高まる点も、テレワークのデメリットです。パソコンやスマホの外部持ち出しが増えることで、盗難・紛失・情報漏洩などのリスクは上昇します。

従業員側のデメリット

従業員側のデメリットは、下記の3つです。

　・コミュニケーション不足

　・モチベーションの低下

　・運動不足による体調不良

顔を合わせて働くオフィスでは、雑談やちょっとした相談もしやすいですが、別々の場所で仕事をするテレワークでは気軽にコミュニケーションがとれません。メールやチャットだけでは、細かいニュアンスが伝わりづらく、意思疎通がうまくいかないケースも見られます。

人の目がない状態で仕事を続けていると、モチベーションが低下して自己管理が難しくなっていきます。とくに、娯楽が近くにある在宅勤務では、「サボりたい」という誘惑に駆られ、作業効率が落ちる恐れもあります。テレワークでは、運動不足による体調不良にも注意しなければなりません。家庭用の椅子やデスクで作業を続けると、腰や肩への負担が大きくなるため、ストレッチなどで定期的に身体を動かすことが大切です。

デメリットの解決策

デメリットに対しては、企業が適切な対策を講じることで対処ができます。

従業員の勤務時間を正確に把握することは大切ですが、ログ情報を細かく取得しすぎると、「監視されている」といった不快感を与えかねません。オフィス勤務でも飲み物を買いに席を立ったり、近くの席の人と雑談したりするように、テレワークでも適度なリフレッシュは必要です。テレワークでは、従業員を「監視」するのではなく適切に「管理」できるよう心がけましょう。

ITツールを活用することで、テレワークでの生産性や業務効率は格段に向上します。無料で利用できるITツールも豊富にありますが、機能や人数が制限されているため、ビジネスシーンでは有料版が便利です。ここからは、テレワークに必要なITツールを詳しく解説します。

勤怠管理ツール

テレワークでは、クラウド型の勤怠管理ツールがあると便利です。始業時刻・終業時刻・休憩時間を記録できるほか、GPS機能や外部システムと連携できるツールも提供されています。既存の給与システムと連携可能なものを選ぶと、業務の効率化につながります。外出や出張が多い職種では、スマホとの連携も欠かせません。モバイル端末から簡単にアクセスできるツールを導入することで、利便性は向上します。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、テレワーク環境下における円滑なコミュニケーションをサポートします。メールよりも気軽に連絡ができるので、業務上の相談はもちろん、ちょっとした雑談でも使いやすいツールです。また、やり取りの履歴が時系列で表示されるため、視覚的なわかりやすさもあります。プロジェクトメンバーが参加するグループチャットを作成すれば、リアルタイムの情報共有や進捗報告ができ、コミュニケーション不足による伝達漏れや連係ミスなどが防げます。

グループウェア

従業員のスケジュールを管理し、社内で共有するツールをグループウェアといいます。グループウェアは社内業務の円滑化を目的としたさまざまな機能が備わっています。グループウェアの主な機能は、「コミュニケーション」「スケジュール管理」「申請」の3つです。

グループウェアの機能は多岐に渡っており、ツールによって操作性も大きく異なります。コストと機能性のバランスを考えながら、自社に適したツールを選びましょう。

テレワークでもっとも注意すべきは、情報漏洩です。個人情報や機密事項が外部に流出してしまうと、企業の社会的信用は著しく低下し、業績にも多大な影響を及ぼします。テレワークをはじめる前に、セキュリティシステムの見直しを行い、リスクの軽減を目指しましょう。セキュリティリスクの高い無料のWi-Fiスポットへのアクセスを禁止するなど、運用ルールを定めて周知徹底することも重要です。

また、テレワークであっても一定の要件を満たせば労災に認定されます。労災認定の主な要件は、「業務遂行性」「業務起因性」の2つです。

「テレワークを推進することで、どのような労災が起こりうるのか」を予想し、事前に対策を講じることが大切です。たとえば、在宅勤務用の椅子やデスクの購入費用を会社が一部負担することで、従業員の健康を維持しやすくなります。

公益財団法人日本生産性本部の「第13回働く人の意識調査」によると、2020年5月時点では31.5％の企業がテレワークを実施していたのに対し、2023年7月には15.5％まで減っています。

とくに、顕著なのが従業員が1,001 名以上の大企業でのテレワーク実施率の低下です。新型コロナウイルス感染症緊急事態宣言が発出されていた2020年5月は、大企業の50.0％がテレワークを実施していましたが、2023年7月は半分以下の22.7％となっています。

従業員規模別・テレワークの実施率

参考：【公益財団法人 日本生産性本部 】第13回 働く人の意識に関する調査

テレワーク廃止の流れも

政府が働き方改革の一環としてテレワークを推進する一方で、テレワークの廃止や在宅勤務の日数を減らす選択をした企業もあります。テレワーク廃止の背景には、次の理由が考えられます。

　・新型コロナウイルス対策としての暫定措置だったため

　・コミュニケーション不足による生産性低下を回避するため

　・職種による不公平感を解消するため

テレワークには向き不向きがあるため、すべての職種で導入できるわけではありません。工場・教育・医療の現場や、人事・総務・経理などの仕事はテレワークが難しいケースも多く、公平性を確保できないことからテレワークを廃止する流れも出てきています。

ハイブリッドワークを導入する企業も増加

さまざまな課題が明らかになってきたテレワークですが、「導入する」「廃止する」の2択にこだわる必要はありません。テレワークの課題を解決できる方法として、ハイブリッドワークを導入する企業も増加しています。

ハイブリッドワークとは、テレワークとオフィス勤務を組み合わせた働き方です。テレワークを完全に廃止してしまうと、従業員のモチベーションが低下し、離職につながる可能性があります。柔軟な働き方を実現する意味でも、ハイブリッドワークの導入は効果的です。

ここからは、テレワーク・ハイブリッドワークの導入事例を詳しく解説します。他社の事例を参考にすることは大切ですが、同じ仕組みを構築したからといって自社でも成功するとは限りません。自社の課題を明確にし、従業員の声に耳を傾けながら、よりよい方法を見つけていきましょう。

株式会社エヌ・ティ・ティ・データ東海

エヌ・ティ・ティ・データ東海は、地方自治体や民間企業向けにシステム設計からアフターサポートまで提供しているITサービス企業です。テレワークが社会に広く普及する前から試行導入を行っており、2014年には育児・介護の社員を対象者として本格的な運用がスタートしました。現在は、全社員を対象としたテレワーク勤務を実施しており、場所に縛られないフレキシブルな働き方を実践しています。

出典：【株式会社NTTデータ東海】総務省が選定する「テレワーク先駆者百選」に認定されました

カンロ株式会社

1912年創業のカンロは、のど飴やグミなどの食品製造・販売を行っている会社です。ダイバーシティ推進に力を入れており、総務省が主催する「テレワーク先駆者百選」への選定をはじめ、経済産業省や厚生労働省からも高く評価されています。通勤定期の廃止と実費精算によるコスト削減やテレワーク手当の新設など、企業と従業員双方にメリットが生まれるような取り組みを実施しているのが特徴です。オフィス座席管理ソフトを導入し、在宅勤務者と出勤者の見える化をするなど、ハイブリッドワークへの対応も積極的に行っています。

出典：【カンロ株式会社】総務省が主催する「テレワーク先駆者百選」に選定

ソフトバンク株式会社

ソフトバンクは、連結ベースの従業員数が5万人を超える日本を代表する通信・IT企業です。米国アップル社とのネットワークを生かして、2008年には全社員にiPhoneを配布し、モバイルワークができる環境を構築しました。現在は、ITを駆使してスマートに楽しく働く「スマートワークスタイルの推進」に取り組んでおり、働く時間や場所に縛られない、革新的かつクリエイティブな働き方を目指しています。また、大企業ならではの豊富な拠点を生かして、一部の事業所をサテライトオフィスとして全社員に開放しています。

出典：【 ソフトバンク株式会社】スマートワークスタイルの推進

サイボウズ株式会社

サイボウズはグループウェアや業務改善サービスを提供している会社で、日本におけるハイブリッドワークの開拓者のような存在です。社内でも試行錯誤しながらハイブリッドワークの定着を目指し、蓄積したノウハウを広く発信しています。サイボウズでは「情報格差をなくすことがハイブリッドワーク成功の秘訣」と考え、会議・情報共有・申請承認などの業務のオンライン化を推進し、オフィス勤務とテレワークでの格差の是正に取り組んでいます。

参考：【サイボウズ株式会社】離職率28%、採用難、売上低迷。ボロボロから挑んだサイボウズのハイブリッドワーク10年史

株式会社ぐるなび

レストラン予約サイトを運営する「ぐるなび」は、時代の流れにフレキシブルに対応しながら働き方改革を推進しています。2020年4月以降、原則リモートワークとしていた働き方を、2021年10月からは出社とリモートワークを併用する「Hybridな働き方」へと進化させました。Hybridな働き方の実践により、コミュニケーションの活性化や生産性の向上が期待されています。

参考：【株式会社ぐるなび】出社とリモートワークを併用する「Hybridな働き方」へと進化

テレワークを導入することで、企業や従業員が抱えるさまざまな課題を解決し、多くのメリットが享受できます。テレワーク導入後に新たな問題が発生した場合は、テレワークとオフィス勤務を組み合わせたハイブリッドワークなどの働き方を検討するのもおすすめです。

筆者が働いていた会社は東京2020オリンピックのゴールドパートナーだったこともあり、コロナ以前からテレワーク・デイズなどの参加に積極的でした。緊急事態宣言発出時も比較的スムーズに在宅勤務に切り替えられたため、売上や営業利益への影響を最小限に抑えられたことを覚えています。

5PM Journalでは、食や健康に関する知識から、社会問題やエンタメまで幅広い記事をお届けしています。あらたな気付きのきっかけになる情報を発信していますので、ぜひご覧ください。

参考

【desknets NEO】リモートワークとテレワークの違いとは？語源や使われ方を解説

【総務省】テレワークとは？

【ビズクロ】テレワークの歴史とは？始まりはいつから？日本やアメリカのこれまで

【Gaiax】フルリモートワークとは？メリットやデメリット・事例を紹介！

【テレワークナビ】テレワークとはどんな働き方？在宅勤務との違いや導入のポイントを解説

【大塚商会】テレワーク・在宅勤務の注意点は？ セキュリティのリスクや対応策を解説

【公益財団法人 日本生産性本部 】第13回 働く人の意識に関する調査